Những địa điểm cụ thể đối với tổ chức sự kiện

Những địa điểm cụ thể đối với tổ chức sự kiện

1.Khách sạn và trung tâm hội nghị

Đây là những loại địa điểm thường được chọn để tổ chức sự kiện. Cả hai loại này đều là những địa điểm tốt song mỗi loại có những lợi thế riêng, chi phí cũng khác nhau và chi phối nhiều tới ngân sách của tổ chức sự kiện.

  • Tổ chức sự kiện ở khách sạn sẽ đáp ứng được yêu cầu của nhiều nội dung hoạt động sự kiện.
  • Khách sạn có các phòng chức năng, hội trường, phòng khách nghỉ, các dịch vụ phục vụ ăn uống và giải trí, xếp dỡ mang vác hàng hóa hành lý, v.v……
  • Tổ chức sự kiện tại khách sạn sẽ rất thuận tiện cho khách tham dự, giảm được chi phí và thời gian đi lại.
  • Nhìn chung chi phí tổ chức sự kiện ở khách sạn là thấp hơn do tiết kiệm được nhiều khoản chi phí và có những dịch vụ khách sạn có thể phục vụ miễn phí ( thu dọn trang trí phòng, mang vác xếp dỡ hành lý cho khách, sử dụng bàn ghế, v.v….)
  • Trung tâm hội nghị thông thường là các phòng họp lớn và những phòng chờ. Ở đó không có các phòng chức năng, phòng nghỉ của khách, không có các dịch vụ hỗ trợ như ở khách sạn.
  • Không có dịch vụ miễn phí, mọi hoạt động đều phải thanh toán tiền. Những trang thiết bị thiếu, nhà tổ chức sự kiện phải tự mình mua sắm bổ sung kể cả những thứ nhỏ nhất.
Những địa điểm cụ thể khách sạn và trung tâm hội nghị lựa chọn để cân băng chi phí tổ chức
Những địa điểm cụ thể khách sạn và trung tâm hội nghị lựa chọn để cân băng chi phí tổ chức

2. Một số vấn đề khi tổ chức sự kiện tại trung hội nghị mà nhà tổ chức sự kiện cần lưu tâm

  • Dưới đây là một số vấn đề khi tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị mà nhà tổ chức sự kiện cần lưu tâm:
  • Có rất nhiều chi phí phát sinh ngoài hợp đồng thuê trung tâm hội nghị ( thuê nhân công bốc dỡ hàng hóa, hành lý, tiền thuê bàn ghế, treo rèm, trải thảm, v.v….)
  • Về chi phí thì tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị chi phí sẽ cao hơn nhiều so với tổ chức sự kiện ở khách sạn. Do vậy cần phải tìm hiểu chi tiết trước khi ký hợp đồng như: Có tính tiền bàn ghế không?
  • Có phải bổ sung thêm đồ dùng phục vụ tiệc chiêu đãi hoặc bữa tối? Chi phí dọn vệ sinh? Trả tiền làm thêm giờ? Phải thuê những công ty chuyên môn? Tiền điện, tiền thuê bàn ghế, thảm trải sàn? v.v….
  • Nhà tổ chức yêu cầu ban quản lý trung tâm liệt kê tất cả những chi phí phụ trội để bổ sung vào ngân sách tổ chức sự kiện.
  • Chủ động về mặt tài chính, tránh bội chi ngân sách do những chi phí phát sinh đội xuất, nhất là với những sự kiện ngân sách hạn hẹp lại cố định trước.
Sử dụng các địa điểm cụ thể tổ chức sự kiện, nhà tổ chức phải tìm hiểu kỹ để cân bằng ngân sách
Sử dụng các địa điểm cụ thể tổ chức sự kiện, nhà tổ chức phải tìm hiểu kỹ để cân bằng ngân sách

Tóm lại, dù khách sạn hay trung tâm hội nghị, nhà tổ chức đều phải biết trước tất cả các khoản chi phí để đưa vào dự toán ngân sách, loại trừ những chi phí phát sinh đột xuất. Sử dụng bất kỳ địa điểm nào cũng đều phải tìm hiểu các nội dung:

  • Các nhân viên thuộc cùng một tổ chức hay thuộc các tổ chức độc lập?
  • Hợp đồng và các thỏa thuận về lương có hiệu lực từ khi nào?
  • Có thay đổi gì trong kế hoạch không, nếu có thì tác động của nó đối với sự kiện thế nào?

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *