Những quyết định trực tiếp trong địa điểm sự kiện

Những quyết định cụ thể trực tiếp trong địa điểm giải quyết những mẫu thuẫn nội tại của địa điểm, đáp ứng được yêu cầu của sự kiện về một địa điểm cụ thể.

Những quyết định trực tiếp trong địa điểm sự kiện

1.Sức chứa của phòng tổ chức

  • Nhà tổ chức phải biết sức chứa hợp lệ của căn phòng và tuân theo đúng quy định. Có thể phát thiếp mời nhiều hơn và theo các thời điểm khác nhau.
  • Chẳng hạn, buổi sáng riêng, buổi chiều riêng và buổi tối riêng. Trong những trường hợp như vậy phải có mở đầu và kết thúc chính thức cho từng hoạt động sự kiện và phải đảm bảo rằng các khách mời đều ra về trước khi hoạt động sự kiện tiếp theo diễn ra.
  • Tuy nhiên việc này là khó bảo đảm. Do vậy cần phải chấp hành những quy định về sức chứa là 4m cho một khách dự.

2.Vệ sinh

  • Vệ sinh trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Cần có đội dọn vệ sinh liên tục để đảm bảo cho các hoạt động sự kiện diễn ra an toàn.
  • Điều này cũng có thể được thực hiện miễn phí nếu được thỏa thuận trước trong hợp đồng.
  • Di chuyển đồ nội thất. Xét về khía cạnh không gian, không nên để các đồ nội thất cũ chiếm chỗ.
  • Hầu hết các địa điểm tổ chức sẽ chấp nhận chuyển nội thất ra ngoài và lưu trong kho để căn phòng có thêm chỗ cho khách ngồi.

3.Khoanh vùng, giới hạn

Phải tìm hiểu những gì được phép và không được phép làm. Phải làm việc với chính quyền địa phương, làm việc với các ngành chức năng : cứu hỏa, y tế, cảnh sát. Nếu sự kiện sử dụng đèn chiếu, bóng treo phảu làm việc với cơ quan hàng không, v.v…. bằng văn bản.

Những quyết định trực tiếp trong địa điểm diễn ra sự kiện của nhà tổ chức
Những quyết định trực tiếp trong địa điểm diễn ra sự kiện của nhà tổ chức

4.Bảo hiểm

  • Quyết định bảo hiểm cho mình, cho khách mời, dụng cụ và thiết bị. An toàn phải đặt lên trên các mối quan tâm về bảo hiểm.
  • Cần tìm các giải pháp hữu hiệu can thiệp để các hoạt động sự kiện diễn ra được an toàn. An toàn bao gồm an toàn với người, với vật và với môi trường ( bao gồm cả âm thanh và ánh sáng ).
  • Dù tổ chức sự kiện nào, hãy quan tâm tới an toàn của khách và tìm hiểu phải đóng bảo hiểm bao nhiêu để nếu có sự cố xảy ra mọi người đều được trả bảo hiểm.

5.Thời gian

  • Phải quyết định sử dụng địa điểm vào thời điểm nào? kéo dài bao lâu? phải biết rõ giờ ngày tháng năm sử dụng địa điểm. Những hạn định thời gian đó phải ghi rõ trong hợp đồng để tránh hiểu lầm.
  • Cần thiết phải có thêm thời gian bố trí sắp đặt tùy theo từng loại hình và nội dung sự kiện yêu cầu.

6.Những vấn đề thuộc các quy chế riêng

  • Những địa điểm thuộc các công trình lịch sử, viện bảo tàng, phòng triển lãm nghệ thuật và các địa điểm khác có một số quy chế riêng về những sự kiện được phép và không được phép diễn ra.
  • Đó là những điều đặc biệt áp dụng cho từng địa điểm nêu trên. Cần đảm bảo khách không ghi bất cứ thứ gì lên tường và họ phải cái gì làm được, cái gì không được làm.
  • Trong viện bảo tàng, nhà tổ chức phải trả thêm phí bảo vệ, khách không được vào khu vực hạn chế đi lại. Tại phòng triển lãm nghệ thuật, khách có thể nhìn nhưng không được sờ vào hiện vật, không đi vào khu vực đã khoanh bằng dây hoặc lụa.
  • Khách không được ăn uống tại các địa điểm đó. Hãy tìm hiểu tất cả những quy định riêng đó trước khi ký hợp đồng.
Những quyết định trực tiếp trong địa điểm sự kiện
Những quyết định trực tiếp trong địa điểm sự kiện

7.Hoàn thiện và bổ sung

  • Rất ít loại địa điểm tổ chức sự kiện đã hoàn hảo theo yêu cầu tổ chức sự kiện đã hoàn hảo theo yêu cầu tổ chức sự kiện.
  • Thông thường các địa điểm đều phải bổ sung và hoàn thiện mới thỏa mãn được yêu cầu sự kiện. Chẳng hạn như hệ thống chiếu sáng.
  • Ánh sáng dễ tạo ấn tượng, tạo nên tâm lý môi khác, thậm chí thực hiện cải tạo phòng ốc, v.v… theo yêu cầu cụ thể của sự kiện đặt ra.
  • Sự kiện có đọc diễn văn, trình diễn hoặc sử dụng các phương tiện nghe nhìn cần chú ý tới các vật che khuất . Các cụ trụ có ảnh hưởng không? Có góc nào bị khuất?

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *